I SWEAs stadgar Article IX. Section 4. Regional Meetings (a) Annual Meetings of the Regional Boards sid 16 kan vi läsa utförligt om vad som föreskrivs för regionmötet. Nedan en kortfattad översättning av det viktigaste att iakttaga.

REGIONSTYRELSENS OCH VÄRDAVDELNINGENS ANSVAR OCH BESLUT Regionstyrelsen ansvarar för tidplan, format och innehåll i möten och workshops.Värdavdelningen ansvarar för lokaler och övriga arrangemang på platsen. Givetvis skall allt ske i samarbete och samråd med varandra. Organiserandet av ett regionlotteri är regionstyrelsens ansvar.

De sju regionordförandena bör också ha kontakt med varandra och samråda i olika frågor inför sina RM samt hålla de övriga styrelsemedlemmarna i SWEA International informerade.

Då det är önskvärt, att SWEA Internationals ordförande och vice ordförande har en aktiv kontakt med SWEAs avdelningar, bör de hålla sig väl informerade om samtliga RM och delta i minst ett par av dem.

NÄR
Tidpunkten för RM är en helg i oktober månad.

VAD
Mer eller mindre obligatoriska programpunkter under ett RM är följande:
Styrelsens förmöte, kommittémöten, workshops, och för nätverkandets skull en mingelkväll, en festlig middag och en gemensam utflykt gärna med lunch.

HUR
Det är ytterst viktigt att arrangörerna av regionmötet, främst värdavdelningen, anstränger sig att hålla kostnaderna så låga som möjligt, vad gäller såväl konferensfaciliteter som övernattningar, måltider och eventuell underhållning. Varje avdelning bekostar sin egen ordförandes deltagande i RM. Regionstyrelsen kan besluta att helt eller delvis bekosta ytterligare medverkandes deltagande i RM, om den så önskar och medel finns.

EFTER RM
Protokollet sänds till alla avdelningsordförande i regionen, SWEA Internationals styrelse med sekreterare och skattmästare samt till SWEAs kansli. Värdavdelningen sänder in sin rapport. Eventuella motioner sänds till SWEAs kansli.