MAME gratulerar kongresskommittén till ett mycket välplanerat, trevligt och underhållande möte i Kuala Lumpur! Detta var ett av de bästa världsmöten jag varit med på och kombinationen med regionmöten var också en succé.

Jag, Barbro Westin, var utsedd till mötesordförande eftersom Tina Klintmalm inte kunde närvara. Sju avdelningsordförande (AO), en vice AO, en vice sekreterare och vår regionkassör deltog i givande diskussioner både under förmöte och årsmöte.

Christina Moliteus, PR-kommitténs representant, besökte vårt förmöte och gav oss den nya PR mappen och några exempel på informationsblad som kan läggas i mappen. Ett stort TACK till Tina O'Malley AO i Chicago, som lagt ner många timmar på utarbetande av detta PR-material. Vi är stolta över att ha henne i vår region.

Kompendiet "Världsmöte och sju Regionmöten i Kuala Lumpur 2011" gicks igenom och där finns många bra artiklar som kan tas upp både i lokala styrelser och med medlemmar på informationsmöten.

Tidpunkt för nästa region möte i Toronto diskuterades. Alla var överens om att ett vårmöte i maj 2012 blir bra. Detta sammanfaller med Torontos 30-årsjubileum. En efterresa till huvudstaden Ottawa för att titta på tulpanfestivalen planeras.

En diskussion hölls om styrelsemedlemmar som inte är aktiva och ordförande som känner att de behöver göra allt jobbet. Hur får man alla i styrelsen att svara på e-post inom rimlig tid och vad är rimlig tid? Ett alternativ är då att komplettera med telefonkontakt.

Vidare föreslogs att valberedningen har arbetsbeskrivningar som används vid rekrytering av styrelsemedlemmar för att göra det lättare att se vem som passar till olika poster. Man kan ha kommittéer som inte består av styrelsemedlemmar och den som är ansvarig för en kommitté kan då vara adjungerad på ett styrelsemöte när beslut ska fattas gällande den kommitténs arbetsuppgift.

Många (speciellt stora avdelningar) har svårt att rekrytera kassör/skattmästare för det är så mycket jobb med bokföringen. En extern firma för bokföringen kan anlitas och kassören kan då enbart ha hand om t.ex. inbetalningar och utbetalningar.

Hur håller man ordning på alla dokument, filer och hur sköts inbjudan till evenemang? En avdelning använder sig av "Big Tent" för medlemsfiler, kommittéer, subgrupper, arkiv av filer och mallar och det är gratis. Någon använder "PunchBowl" för utskick av inbjudningar till aktiviteter medan andra använder e-vite.

Mellan förmöte och årsmöte fick vi en härlig malaysisk lunch.

Årsmötet besöktes av bl.a. Åsa Lena Lööf och Gîta Paterson.

Punkterna på dagordningen var välplanerade och avlöpte snabbt. Det "bästa" var när varje avdelning presenterade sin rapport. Det är alltid stimulerande att höra vad andra avdelningar har för aktiviteter.

Sammanfattningsvis var både förmöte och årsmöte mycket lyckade. Sammanhållningen i regionen MAME är fantastisk!

Text: Barbro Westin, SWEA Toronto