SWEA IT-Policy

SWEA Internationals IT-Policy är framställd av Webbredaktionen, under ledning av den Internationella Styrelsen. IT-Policyn är menad som förtydligande och ger starka rekommendationer vad gäller kommunikation och arbete av elektroniska tjänster. IT-Policyn ska följas av alla Sweor i användandet av dessa tjänster.

Version: 2010-01-05

INNEHÅLLET

• E-post
• Webbsidor -- generella regler
• Namn och speciella tecken
• Lokala avdelningar
• Informationssäkerhet och Informationshantering
• Uppdatering och informering om IT Policyn
• Version information för SWEAs IT-Policy

E-post

Ämnesrad

1. All e-post ska ha ämnesraden ifylld:
   • Ämnesraden ska alltid börja med "SWEA:" för att ge sammanhang.
   • Ämnesraden ska även inkludera annan information som tydliggör vad e-posten handlar om.
2. Exempel på fullständiga ämnesrader:
   • "SWEA Singapore: Hur uppdaterar man webbsidan?"
   • "SWEA framtidskommitté: Fråga om enkät"
   • "SWEA webbredaktion: Uppdateringar ett måste?"

Avsändare och kontaktinformation

1. Jobbar man i en viss roll, inom styrelsen eller kommitté, ska e-posten signeras med den informationen.
2. Exempel på fullständig information om avsändaren:
   • "Li Thornton, SWEA International webbredaktör, webmaster (at) swea.org"
   • "Sandra Metoyer, SWEA Austin ordförande, austin (at) swea.org"
   • "Jessica Skold, IT-expert, webIT (at) swea.org"

Integretetsskyddsregler för användande av e-post listor

1. E-postadresser får ej lämnas vidare utanför SWEA.
2. E-postadresser får ej säljas vidare.
3. E-postadresser får ej användas för privat bruk i massutskick, t.ex. spam, skämt, eller reklam.
4. E-postmeddelande får aldrig vidareskickas utan tillstånd av den som skickade ursprungliga meddelandet.
5. All e-post ska vara kort och koncis, och hålla sig till information av värde för diskussionen.
6. Om flera punkter tas upp ska de tydligt separeras.

Uppförande

1. Alla medarbetare arbetar för SWEA och ska föra diskussion på professionelt och osjälviskt vis.
2. Alla diskussioner ska utföras med respekt och hänsyn.
3. Man får ej skicka e-post som visar påhopp av enskild person.
4. Klagomål ska medföljas av konkreta förslag.

till innehållsförteckningen >>>

Webbsidor -- generella regler

Upphovsrättsskydd

1. Upphovsrätt på originalmaterial och foton tillhör SWEA eller den lokala avdelningen.
2. Om bilder kommer från en annan källa måste upphovsrätten (tillståndsuttryckandet) vara med på sidan. Om tillstånd behövs ska det vara i e-postformat och förvaras av den nuvarande lokala webbredaktören och tillgänglig för den lokala ledningen.
3. Är text tagen ur copyrighted material ska källa, författare, och år anges.
4. "Copyright SWEA år" finns på alla SWEA webbsidor (t.ex. "Copyright SWEA 2009").
5. Upphovsrättsskydd används och accepteras olika i olika länder. Observera att ditt lands upphovsrättsskydd också måste följas.

Skydd på e-post adresser

1. Spamrobotar kan hitta snabel-a (@) i e-postadresser även när de ligger i PDF-filer på webben. Därför måste alla tänka noggrant innan e-postadresser publiceras på webbsidor, i PDF-filer, och andra dokument.
2. Om en adress måste användas, använd då en generell adress, som t.ex. webmaster (at) swea.org istället för privata adresser.

Anknytning till företag

1. SWEA publicerar ej företagsinformation där företaget kan förknippas med rasism, våld eller sexuell natur.
2. Eftersom företag kan annonsera på SWEAs hemsidor, ska referenser till företag inte förekomma i artiklar, om det inte gäller att sponsra SWEA eller SWEA evenemang, samt om en artikel är skriven om ett företag med svensk anknytning.

Personlig sekretess

1. Det som publiceras på Internet försvinner aldrig (speciellt foton), och det måste man vara medveten om innan något publiceras.
2. Personliga uppgifter får aldrig lämnas ut utan vederbörande persons godkännande
3. Foto, namn, adress, och telefonnummer tillhör personlig information och måste hanteras med omsorg, vilket betyder att avdelningar inte får publicera adresser och telefonnummer på webben.
4. När ett tryckt nyhetsbrev, tidning, eller brochyr ska publiceras på webben är det viktigt att aktivt skydda personlig information innan dokument läggs in.
5. Även opublicerat material kan hittas via sökmaskiner.

Bilder, grafik och fotografier

1. Upplösning av bilder, grafik, och fotografier ska inte överstiga 480 x (X) pixlar, och en upplösning av 72 dpi.
2. Tyngd på bilder, grafik, och fotografier bör ej överstiga 100 kB.
3. Filtyper ska begränsas till .jpg, .gif, och .png.
4. Credits ska ges i slutet av varje sida som "BILD: Namn Efternamn, år".
5. Om de flesta bilder är tagna av samma person ska en speciell sida heta "Credits" och innehålla "Under förutsättning att annat inte noterats är fotografen Namn Efternamn, år".

Text

1. Text på webben ska vara kort, koncis och lättläst.
2. Text ska ej upprepas på fler webbsidor.
3. Upprepad text ska länkas istället för att skrivas om.
4. Text tagen från webbplatser annat än SWEAs, ska länkas och ej skrivas om.
5. Text ska ge information och ej knytas till specifik person, om ej taget från en källa med copyright.
6. Credits till författare och copyright material ska ges i slutet av varje sida, som "TEXT: Namn Efternamn, år" eller som "KÄLLA: Namn, författare, år".
7. Om de flesta sidor är skrivna av samma person bör en speciell sida heta "Credits" och innehålla "Under förutsättning att annat inte noterats är textskrivaren Namn Efternamn, år".

Åtkomlighet

1. SWEA har som mål att alla webbplatser ska vara så åtkomliga som möjligt för alla mäniskor, oavsett hinder av t.ex. syn, hörsel, eller rörelse.

till innehållsförteckningen >>>

Namn och speciella tecken

Svenska bokstäver

1. Svenska bokstäver ska användas på alla webbplatser.
2. Det är viktigt att tänka på att speciella tecken ibland måste testas för att bli korrekt på olika webbplatser.

Namn

1. E-post adresser, URLs (d.v.s. Internet adresser), filnamn, o.dyl. ska ej ges namn innehållande svenska bokstäver.
2. Filnamn och URLs ska inte innehålla mellanslag eller speciella bokstäver (t.ex. Å Ä Ö å ä ö é) och tecken (t.ex. + & #), förutom bindesträck ( - ) och understrykningstecken ( _ ).
3. Dokument, bilder, och andra filer ska ha korta, beskrivliga namn.
   • Ett bra protokoll är att ge dokument namnet: namn_datum.
4. Datum bör helst vara i formatet YYYYMMDD (ÅrMånadDag) för sorteringssyfte.

Version beteckning